Håndtering av klager

 

HÅNDTERING AV KLAGER FRA JOBBSØKERE TIL INKO AS

Hvis du som jobbsøker opplever noe som kritikkverdig omkring din sak eller deg som person, er det viktig at du sender en klage til meg som ansvarlig leder for tjenesten vi tilbyr i bedriften. Vi er opptatt av at vi skal ha god kvalitet i de tjenester vi tilbyr. Vi har en godkjenning fra NAV og en sertifisering fra Equass for å drive med de tjenester vi gjør. For å få denne godkjenningen skal vi alltid ha fokus på hvordan vi kan bli bedre.

 

Vårt hovedarbeidsområde er å tilby jobbsøkere kartlegging, veiledning og oppfølging for å komme seg i jobb. Da er dine opplevelser av hvordan vi utfører jobben vår viktige for oss å vite om. Vi kan bare bli bedre hvis vi får tilbakemeldinger som vi kan jobbe videre med.

 

Det er vår jobb å sørge for – og legge til rette for at du som jobbsøker skal ha en positiv opplevelse av å være under veiledning og oppfølging av oss på Inko. Vi skal være profesjonelle og også forstå at du kan være i en utfordrende og krevende livssituasjon mens du er hos oss. Derfor ligger ansvaret hos oss for å opptre på en slik måte at du får utbytte av å være hos oss. Skulle det skje en hendelse som du opplever som kritikkverdig, må jeg få vite om det slik at jeg kan få bidra til en god løsning for deg i saken.

 

Det er en viktig kunnskap i arbeidslivet å håndtere både uenigheter og mulige konfliktsaker. Derfor er vi på Inko opptatt av en ryddig og god måte å løse alle saker på, enten det blir en klage eller ikke ut av en hendelse. Vi bestreber oss derfor på å være løsningsorienterte underveis slik at saker ikke skal få utvikle seg til konflikter eller ubehagelige situasjoner for våre jobbsøkere. Men hvis det likevel skulle skje, så har du en klagemulighet. Og da håper jeg at du vil benytte deg av den, og jeg vil sette pris på å få høre om det fra deg.

 

Saksgangen er som følger:

  1. Du sender en klage til meg på mail : klage@inkoas.no
    Denne mailen er det bare jeg og min stedfortreder som har tilgang til.
    Økonomisjef på Inko er adm dir sin stedfortreder.
  1. Du kan også komme til meg og fremme din klage muntlig hvis du ikke ønsker å skrive den ned på mail. Da kan jeg hjelpe deg å skrive den sammen med deg.
  1. Din klage vil i løpet av kort tid bli behandlet av meg eller min stedfortreder. Straks du har sendt en klage skal du i løpet av kort tid få et foreløpig svar fra meg om at den er registrert og hva som kommer til å skje videre i saken.
  1. Du skal være trygg for at vi vil snakke med deg eller holde deg underrettet om saksgangen. Du kan også ta kontakt for å snakke med oss om saken og/eller diskutere hva som skal skje med den videre hvis du blir usikker etter å ha levert en klage.
  1. Vanlig fremgangsmåte er at hvis klagen gjelder en av våre ansatte (jobbkonsulent, arbeidsleder eller andre) så vil jeg ta saken opp med dennes nærmeste leder, som da vil være avdelingsleder. Gjelder klagen en avdelingsleder, så er jeg den som skal ha klagen. Hvis saken gjelder meg som øverste leder, så er Inko sin styreleder rette person å snakke med. Styret til Inko er presentert på vår hjemmeside.
  1. Avdelingsleder snakker med den ansatte som saken gjelder og avklarer hva som har skjedd. I de aller fleste tilfeller så har en av våre ansatte vært ubetenksom, uoppmerksom eller blitt oppfattet som uhøflig eller på annen måte fornærmet eller stilt deg som jobbsøker i en vanskelig situasjon. Svært sjelden kan vi få en klage som gjelder forhold til andre jobbsøkere.
  1. Det neste som skjer er at nærmeste leder tar kontakt med deg for å snakke med deg om hva som kan gjøres for at du skal oppleve deg ivaretatt hos oss på Inko. I de aller fleste saker så har avdelingsleder en prat med deg som klager og den klagen gjelder. Vi har erfaring for at det i de fleste tilfeller løser seg på en god måte. Ikke sjelden må vi be om unnskyldning for det som har skjedd.
  1. Vi på Inko ønsker alltid å rydde opp i en sak på en slik måte at begge parter kommer ut av den med respekt og verdighet i behold. Hvilken løsning som passer i det enkelte tilfellet, er noe dere diskuterer og finner ut av under samtalen eller den videre saksgang.
  1. Når dere er blitt enige så får jeg melding om hva utfallet i saken er blitt og saken kan avsluttes. Hvis det er ønskelig fra noen av partene, så er jeg med underveis i saken. Vi har dyktige avdelingsledere på Inko så de aller fleste saker løser seg på en god måte uten at jeg er mer involvert enn å starte klagesaksbehandlingen.

Til slutt vil jeg takke for oppmerksomheten og for at du har lest igjennom dette jeg har skrevet til deg om klagebehandling hos oss på Inko. Mitt ønske er at du skal ha et fint opphold og et godt samarbeid med oss alle og at du skal slippe å måtte klage på noe.

 

Jeg vil benytte anledningen til å ønske deg lykke til med din praksis hos oss på Inko. Jeg håper du vil lykkes med dine planer og at du finner din vei enten til videre utdanning eller jobb.

 

Med vennlig hilsen
Lisbeth Ringstad
Adm dir Inko AS